¿Cómo escribir o hacer una carta formal? (Pasos + Ejemplos)

50 años hace

¿Sabes cómo hacer una carta formal? Las diferentes partes y elemento que conforman su estructura, las fórmulas de cortesía empleadas, los diferentes modelos de carta formal, hacen de esta una de las epistolares más complejas al momento de escribir.

La carta formal es un tipo de correspondencia utilizado para fines institucionales, de ámbito profesional, laboral, comercial, educativo, político y financiera en el que se utiliza un lenguaje puramente cortés.

Su lenguaje requiere un adecuado vocabulario y una correcta estructura de las oraciones, sin llegar a los extremos del lenguaje culto, y omitiendo muletillas y vulgarismos propios del lenguaje informal.

Estas cartas están dirigidas a personas que no conoces o con las que tienes poca confianza o familiaridad. Para ayudarte en este tipo de situaciones, te mostramos cómo hacer una carta formal.

¿Cómo debemos escribir una carta formal?

Es imprescindible que la correspondencia formal cuente con unos altos niveles de calidad. No se puede hacer llegar al interlocutor una carta plagada de faltas de ortografía o con las ideas planteadas de manera incoherente.

Para evitar faltas, a continuación te explicamos paso a paso cómo se debe escribir una carta formal.

Cómo escribir una carta formal para situaciones importantes

1. La estructura

La carta formal tiene una cierta estructura que debe repetirse. Los diferentes autores y expertos en el género no concuerdan en el orden y disposición de elementos como la fecha o el membrete. No obstante, todos ellos se guían a partir de la estructura tripartita:

  1. El exordio o encabezamiento
  2. El cuerpo o exposición
  3. La despedida

Es por ello, que si quieres redactar una carta formal de manera correcta, te aconsejamos que no le des mayor importancia a la colocación de los elementos, siempre que estos guarden tripartita adecuada.

Si los expertos no se ponen de acuerdo, tampoco el lector de nuestra carta tendrá ningún problema en aceptar tu propia disposición.

2. Las partes

Ya sea una carta dirigida a un banco o al presidente de una nación, siempre se debe guardar una estructura por partes, cuyo orden resultará fundamental para su lectura posterior.

No se puede escribir la carta espontáneamente y que el lector intuya que las ideas fluyen de nuestra mente sin ningún orden. Por ello es altamente aconsejable redactar un borrador antes en el cual plasmar los detalles y las ideas más relevantes.

Una vez se ha estructurado cada una de las partes de manera adecuada, se puede transcribir en una nueva hoja. A continuación te presentamos cada uno de los elementos y el orden en el que deben ir apareciendo sobre el papel:

  • Membrete: Son los datos del remitente, con la primera información que será leída, dando lugar a la respuesta de quién envía la carta. Esta información Suele ir acompañada del teléfono, e-mail u otras formas de contacto.
  • Destinatario: A quien va dirigida la carta, o en caso de desconocerse, al departamento encargado.
  • Lugar y fecha: Bajo el destinatario, pudiendo ser omitido el lugar si ya aparece en los datos del membrete.
  • Encabezado: Siempre mediante la fórmula de cortesía, respeto y tratamiento adecuado según a qué persona te estás dirigiendo.
  • Introducción: Crea un clima más cordial y una preparación para la información que viene después.
  • Cuerpo del mensaje: Corresponde al asunto central de la carta y los motivos por los que se escribe, ya sea un agradecimiento, una invitación, una solicitud, etc.
  • Despedida: Se usa la tercera persona mediante expresiones cordiales.
  • Firma: Esta va siempre acompañada del nombre o cargo.

4. El tratamiento

El trato varía en función de la posición del destinatario y el emisor de la carta. Una equivocación en el tratamiento no suele ser un error grave.

Si te equivocas y empleas términos que indiquen un cargo superior, la otra persona no se sentirá menospreciada; todo lo contrario. Y en el caso de utilizar una fórmula menor, se sobreentiende que en estos tiempos estas cortesías están desapareciendo.

  • Excelencia: A jefes de estado, sus cónyuges y los obispos.
  • Excelentísimo señor/a: Altos cargos del gobierno, ministros, tribunal constitucional, presidentes de comunidades y académicos, capitanes generales del ejército, rectores de universidades, gobernadores civiles y embajadores.
  • Ilustrísimo señor/a: Presidentes de diputaciones, de capitales de provincia, diputados, senadores, delegados de Hacienda, alcaldes de ciudad, directores generales, gobernadores civiles, directores de instituto y escuelas superiores.
  • Señoría: Para los jueces y magistrados.
  • Majestad o Alteza Real: Si se escribe a los reyes.
  • Santísimo padre: Para dirigir al Papa.
  • Eminencia: Para los cardenales
  • Don o doña: Para referirse a personas de avanzada edad, aunque no ostenten cargo alguno.
  • Señor/a: El uso más habitual para dirigirse a la mayoría de personas, o para el trato comercial.

En el lenguaje formal siempre debe utilizarse el tratamiento de “usted”, con la expresión general de respeto. Ello está sobreentendido. Tanto en una conversación oral o escrita, hay que evitar por todos los medios, tutear.

5. La despedida

La despedida, junto con la firma, son los elementos que cierran la carta. Del mismo modo que ocurre con el encabezamiento, esta debe guardar ciertas normas protocolarias de tratamiento, e ir acorde con la posición del destinatario.

Debe también mantenerse una especie de concordancia con el tema que se abordó en la carta, ya que se trata del momento oportuno para expresar los derechos propios o ajenos, reconocer los afectos y solicitar que se consideren las ideas expuestas.

Debes tener en cuenta que este elemento será el encargado de aportar la última impresión que el destinatario se lleve de ti. Si la despedida no es del todo satisfactoria, posiblemente no consigas el objetivo propuesto.

O al contrario, aunque la exposición de los motivos no haya resultado del todo satisfactoria, una buena despedida puede conseguir que te tengan en consideración o que al menos que se estudie tu propuesta.

Para dar por terminada la carta, la firma aparece como elemento identificativo y personal. Esta se considera un sello de autenticidad, por lo que debe mantenerse inalterada a lo largo de las diferentes cartas o documentos utilizados.

Es muy importante que la firma sea legible, sencilla y clara. Se tiene que distinguir fácilmente el nombre y los apellidos. Su función garantiza la autoría del documento.

6. Errores o descortesías

Ya hemos visto cómo se escribe una correspondencia formal. No obstante, también resulta pertinente conocer los errores y descortesías más comunes en este tipo de cartas.

Por ello, vamos a proceder con un listado de actuaciones o fallas que no deben ocurrir al momento de redactar una epistolar formal.

  • La mala letra.
  • Firma ininteligible.
  • Usar un papel inadecuado.
  • Borrones y tachones.
  • Poca rectitud en los renglones.
  • Abuso de las abreviaturas.
  • Palabras malsonantes o fuera de tono.
  • Utilizar vulgarismos o frases de baja clase social.
  • Olvidar la fecha.
  • Uso de postdata.
  • No doblarla adecuadamente.
  • Utilizar los márgenes con anotaciones.
  • No espaciar los renglones adecuadamente.
  • No contestar o hacerlo demasiado tarde.

¿Cómo hacer una carta formal de petición? (Ejemplos)

Ya sabes cómo escribir una carta formal, pero aún no te hemos mostrado ningún ejemplo. Hay muchas situaciones en las que te puedan solicitar un documento de este tipo, por lo que colocar una muestra de cada una resultaría muy engorroso.

Por ello decidimos colocarte un ejemplo más general, que te sirva de guía para saber más o menos cómo se aplica la estructura anteriormente expuesta. Para eso te traemos un modelo de carta formal de petición, una de las más populares dentro del género.

Las cartas de petición se realizan para satisfacer necesidades ante otros individuos, empresas u organismos públicos.

Conocer cómo se escribe esta epistolar implica tener la capacidad de diferencias el objetivo y emplear un lenguaje amable y respetuoso. Deben usarse términos claros, sin formalidades excesivas y explicando de manera sencilla los detalles de lo que se pide.

1. Modelo de carta formal de petición

Departamento de Visados
Embajada de…
Calle
Código Postal
Ciudad
Fecha:

Asunto: Petición de Visado

Estimados Sres.

Me dirijo a ustedes para solicitarles un visado de estudiante con el que poder realizar mis estudios de “¿Qué es lo que vas a estudiar?”, denominado “Nombre oficial del curso”.

Este curso está financiado por “¿Lo pagas tú o tu empresa?”. La duración del curso es “Duración del curso” y será impartido por la universidad de “Nombre de la universidad o centro”, que se encuentra en la ciudad de “Nombre de la ciudad”, en el estado de “Nombre del estado”.

Adjunto les envío la documentación que ustedes solicitan para otorgar este visado (asegúrate de adjuntar los documentos que te pidan, por ejemplo, certificado de salud o alguna carta de tu empresa).

En espera de que mi petición sea atendida de forma positiva, les saluda atentamente.

Tu nombre

¿Cómo hacer una carta formal para un amigo?

Las cartas formales para un amigo son más que todo utilizadas en ámbitos sociales, laborales o académicos. Sin duda es muy raro ver una correspondencia formal entre amigos.

Son poco comunes ya que en una amistad se espera que haya confianza entre ambas partes, al menos la suficiente para hablar o escribir coloquialmente.

En ocasiones existe la necesidad, sin embargo, de redactar una epistolar formal para un amigo o un familiar. Esta situación se presenta por muy diversas razones: algún problema que hubo y se desea enmendar, demasiado tiempo sin contactarse, entre otras causas.

La amistad puede ser muy complicada. En estos casos cabe destacar que ciertos tratamientos varían con respecto a los ya planteados anteriormente ya que hay que hallar el fino equilibrio entre la formalidad y la informalidad.

Por ello y ya habiéndote mostrado cómo se escribe una correspondencia cortés, ahora te presentamos algunos modelos para que sepas cómo hacer una carta formal para un amigo.

Con un amigo también puede necesitarse una carta formal

1. Modelo de carta para pedir disculpas a un amigo

Nombre y apellido del amigo

Amigo desde hace “tiempo transcurrido desde que son amigos”

Estimado amigo mío:

Me dirijo hacia ti a través de esta carta como un amigo y en busca de expresarte una disculpa por mis errores cometidos. Entiendo que lo que hice y dije estuvo mal. Por eso busco dirigirme hacia ti con el fin de recuperar nuestra amistad.

Espero medites sobre mi disculpa y puedas perdonarme. Tú y yo tenemos una amistad de muchos años y sería una desgracia que se perdiera por este tipo de errores.

Esperare tu respuesta sobre esto muy pronto, se despide.

Tu nombre

Tu amigo desde hace “tiempo transcurrido desde que son amigos”

2. Modelo de carta para volver a contactar con un viejo amigo

Nombre y apellido del amigo

Amiga del “lugar donde se conocieron”

Estimada “nombre de la amiga”:

Hoy te escribo esta carta para hacerte saber que aunque haya pasado mucho tiempo desde que hablamos por última vez, aún sigo considerándote una gran amiga. Espero que esta distancia que nos separó no lo haga más, porque valorizo mucho tu amistad y no espero menos de ti hacia mí.

Los momentos en el colegio fueron muy buenos a tu lado. Sin duda pasamos buenos ratos y si bien ya paso tiempo de eso, simplemente espero volver a ser parte importante en tu vida. Las verdaderas amistades no se consiguen en todos lados y eso lo tengo muy claro.

Espero tu respuesta muy pronto, se despide.

Tu nombre

Amigo del “lugar donde se conocieron”

Como bien se es consciente, en la actualidad hay muchísimos momentos que requieren de una debida cortesía y formalidad para proceder ante cualquier tipo de objetivo que se tenga.

Cuando se escribe a instituciones, organismos, entes del Estado, cargos importantes o amigos con quienes no se ha hablado en un largo tiempo son sólo algunas ocasiones en las que se precia de una carta formal.

Para ayudarte a escribir correctamente una, aquí te presentamos la estructura fundamental y algunos modelos para que te guíes. Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad.